. مقدمه
منظور از گردش، تغيير شغل كارمند - مدير است كه به اشكال ترفيع، تنزل درجه، استعفاء و بازنشستگي و اخراج و براساس قوانين و مقرارت صورت ميگيرد.
گردش صحيح پرسنل در مشاغل مختلف باعث ميشود كه تناسب مشاغل با شاغلين آنها بطور مستمر حفظ شود. با توجه به اينكه انسان در جهت تعالي و تكامل حركت ميكند، ثابت نگهداشتن مداوم پرسنل در پستها و مشاغل سازماني نه به نفع سازمان و نه به نفع كاركنان آن ميباشد. گردش كاركنان در سازمان يكي از ابزارهاي موثر مديريت اثربخش بوده و معمولاً به صورتهاي مختلف انجام ميگيرد. ترفيع، انتقال، گردش در مشاغل و جدايي موقت يا دائم از خدمت، گردش عمده منابع انساني در سازمان به حساب ميآيد.
انتصاب صحيح از جمله اقداماتي است كه در كاربرد مطلوب منابع انساني ميتواند نقش اساسي ايفا نمايد .اما انتصاب هرگز براي ابد انجام نميشود، بلكه بر اساس شايستگي ها، تجربيات و دانشي كه افراد در طول خدمت كسب ميكنند بايد به مشاغل بالاتر ارتقاء يافته و يا اينكه در مشاغل با مسئوليتهاي مختلف جابجا شوند. گردشهاي عمودي (ترفيع و تنزيل) و گردشهاي افقي (انتقال) و ساير گردش ها، اگر به طور صحيح و منظم انجام شود، نه تنها اثربخشي منابع انساني را بالا ميبرد، بلكه سازمان را از ركود و يكنواختي خارج كرده و باعث رضايت كاركنان و در نتيجه افزايش كارائي و اثربخشي موسسه ميگردد.
گردش از لحاظ سازمانی مطابق با شکل زیر به چهار نوع تقسیم بندی میشود:
- ترفيع (بالا)
- تنزيل (درجه پايین)
- انتقال و تغيير محل خدمتي (افقي)
- تعليق خدمتي، بازنشستگي، اخراج و استعفا (خارج از سازمان)
تقسيم بنديهاي ديگري ازگردش شغلي نيز وجود دارد:
1- گردش درون سازماني و گردش بين سازماني
گردش درون سازماني، يعني فرد در درون سازمان شغل خود را تغيير دهد ولي گردش بين سازماني يعني كارمند، سازمان خود را تغيير دهد.
2 - گردش درون حرفه اي و گردش بين حرفه اي
بين افرادي كه شغل و يا سازمان خود را ترك ميكنند با افرادي كه حرفه خود را ترك ميكنند تفاوت وجود دارد لذا به گردشی كه در آن ، افراد درون يك حرفه جابجا ميشوند "گردش درون حرفه اي" و به گردشی كه افراد همراه با گردش حرفه شان را نيز تغيير مي دهند" گردش بين حرفه اي" نيز گفته ميشود.
2.علل گردش شغلي
موارد گردش شغلی گاهي به سليقه و خواست مديريت، مواقعي به جبر محيط و قوانين استخدامي و زماني هم به خواست و نيازهاي كاركنان انجام می شود. اهم اين موارد عبارتند از:
2-1. تغيير ساختار سازماني كه منجر به تقسيم بندي و گروه بندي خاص واحد هاي اجرايي، كاهش يا افزايش تعداد پست هاي سازماني و بالاخره كاهش يا افزايش سقف پرسنل سازمان مي گردد. در اين زمينه اقداماتي نظير كوچك سازي، چند بخشي نمودن سازمان، ايجاد شركت ها و سازمان هاي احتمالي از يك بنگاه بزرگ و به ويژه خريد خدمات از سازمان در تغيير عمده كم و كيف منابع انساني موجود سازمان، نقش تعيين كننده اي دارد.
2-2. افزايش سطح توليد كالا يا خدمت كه به نياز بيشتر به منابع انساني منتهي ميگردد، احتمالاً منجر به ايجاد پستهاي جديد مي شود، معمولاً هر قدر حجم عمليات بيشتر شود كارها تخصصي تر ميگردد. به طور مثال در يك موسسه كوچك مدير موسسه كار استخدام، اداره امور حقوقي و دستمزد، آموزش، بهداشت، ايمني و ساير امور كاركنان را انجام مي دهد. در حالي كه اگر حجم عمليات و كار زياد باشد براي هر يك از وظايف فوق دفاتري با چندين كارمند به وجود ميآيد. در صورتي كه ازحجم عمليات كاسته شود عيناً عكس حالت فوق اتفاق خواهد افتاد و هر دو در گردش كاركنان اهميت بسزايي دارند.
2-3.معرفي يك كالا، خدمت و يا روش توليد جديد منجر به تغيير كم و كيف مشاغل ميگردد. در اين زمينه تغيير تكنولوژي درفرايند عمليات، مهمترين آثار را در گردشهاي كاركنان در سازمان دارد.
2-4. ركود بازار و دگرگوني حاد و اقتصادي كه منجر به متوقف شدن بعضي از خطوط توليد و بيكار شدن عده اي از كاركنان ميگردد.
.2-5. نوع بازاري كه مؤسسه باآن مواجه است.
2-6.گردش ناشي از تعليق، بازنشستگي و اخراج كه تصميم آن از جانب سازمان اتخاذ ميشود و يا خودداري از حاضر شدن در محل كار و استعفاء و نظير اينها كه از جانب كاركنان صورت ميگيرد.
3.فوائد جابجائي شغلي
فوائد جابجائي (انتقال و ترفيع) از دو نقطه نظر متفاوت سازماني و فردي ميتواند مورد بررسي قرار بگيرد:
الف) از نظر سازماني: انتقال كاركنان از يك شغل به شغل ديگر باعث توسعه مهارت هاي كاركنان مي شود. مديراني كه شغل آنها تغيير ميكند در قسمتهاي مختلف سازمان خدمت ميكنند و انواع مسئوليت ها را تجربه ميكنند، در نتيجه براي موقعيت هاي بالاتر آماده ميشوند. همچنين انتقال و ترفيع مشكلات برنامه ريزي نيروي انساني و استخدام راحل مينمايد.
براي مثال زماني كه يك سازمان عمليات خود را توسعه دهد يا با سازمان ديگر ادغام شود انتقال و ترفيع پرسنل مورد نياز براي منصب هاي جديد را ارائه مي دهد.
ب) از جنبه فردي :افراد نيز مانند سازمان از انتقال و ترفيع سود ميبرند. در سن بيست و سي سالگي اكثر كاركنان دوست دارند كه از حرفه و سازماني كه در آن كار ميكنند ديد كلي داشته باشند. انتقال و ترفيع اين امكان را فراهم ميكند آنها فرصت پيدا كنند تا مجموعه جديدي از اطلاعات و شايستگي ها را كسب نمايند. همچنين همان طور كه كاركنان به سن سي سالگي ميرسند از اينكه زير دست تلقي شوند، احساس خستگي ميكنند .آنها تمايل دارند اختيارات بيشتري داشته باشند. انتقال و ترفيع نوعاً، اختيارات، مسئوليت هاي سرپرستي بيشتري را فراهم ميكنند. ضمناً در اين سن كاركنان ازدواج كرده و صاحب فرزند ميشوند، معيارهاي زندگي آنها تغيير ميكند و براي كسب درآمد بالاتر تلاش مضاعفي دارند. ترفيع ميتواند به معناي افزايش حقوق و مزايا و امتيازات براي كاركنان باشد.
4.مشكلات گردش شغلي
گردش علاوه بر فوائدي كه براي سازمان و فرد دارد مشكلاتي را نيز براي كارمندان انتقال يافته و ترفيع گرفته به همراه داردكه اگر مورد توجه قرار نگيرد و در جهت رفع آنها اقدامات لازم انجام نگيرد ممكن است تاثير منفي بر تعهد سازماني و رضايت شغلي كاركنان داشته باشد، مشكلات خاص كاركنان انتقال يافته و ترفيع گرفته مي تواند شامل موارد ذيل باشد:
1. انتظار عملكرد بالا از آنها
2. آموزش كمتر براي شغل جديد در مقايسه با افراد جديدالاستخدام
.3انتقال و ترفيع قبل از اينكه بر شغل قبلي تسلط كافي پيدا كنند.
.4حمايت اجتماعي كمتر و لذا، احساس نا اطميناني و تنهايي در موقعيت جديد
5.مديريت گردش شغلي
از آنجايي كه گردش بر تعهد سازماني و رضايت شغل تاثير دارد؛ لذا بكارگيري راهبردي موثر براي مديريت صحيح برنامه گردش از اهميت زيادي برخوردار است. مديران ميبايست به مشكلات گردش توجه كرده و در جهت رفع آنها برنامه ريزي كنند تا اثرات منفي ناشي از گردش را به حداقل برسانند با توجه به مشكلات فوق الذكر براي نمونه ميتوان به دو راهبرد زير اشاره كرد:
1. بهتر كردن زمان و فاصله تغييرات شغلي منظور اين است كه هر كارمند در شغل خود فرصت و وقت كافي داشته باشد، تا بر آن شغل مسلط گردد و مهارتهاي لازم را كسب كند. سپس به شغل بالاتر ترفيع يابند، اين اقدام باعث ميشود كه آنها منصب جديد را علاوه بر اعتماد به نفس ضعيف با زمينه فني سست و متزلزل شروع كنند و بر نگرش آنها تاثير منفي داشته باشد.
2. بهتر كردن آموزش و راهنمايي، كارمندان جابجا شده نيز همانند كارمند جديدالاستخدام نياز به آموزش دارند. لذا لازم است آموزش و راهنماي هاي لازم مربوط به شغل جديد، (البته به صورت خلاصه و مفيد) براي آنها منظور گردد. لازم به ذكر است كه برنامه ريزي صحيح فرايند گردش و رفع مشكلات بر تعهد سازماني و رضايت شغلي نيز ميتوانند تاثير مثبت داشته باشد.
6.اهداف گردش شغلي و رابطه آن با عملكرد سازماني
صاحب نظران هدفهاي متعددي را براي گردش شغلي بر مي شمرند. چنانچه با دقت بيشتري به اين اهداف نگريسته شود، رابطه نزديك گردش شغلي با عملكرد به روشني قابل درك است. صاحب نظران زمينههاي گردش شغلي را به شش دسته تقسيم كرده اند كه همه آنها سبب بهبود عملكرد سازماني ميشود.
.1 گردش شغلي به منظور آشنايي با سياستها و رويه هاي سازماني
.2 گردش شغلي به منظور اصلاح مهارتهاي ويژه
.3 گردش شغلي به منظور اصلاح روابط انساني
.4 گردش شغلي به منظور حل مساله
.5 گردش شغلي به منظور اصلاح روشهاي مديریتي و نظارتي
.6 گردش شغلي به منظور كارآموزي
اهداف گردش شغلي كه در نهايت به بهسازي عملكرد سازماني و مديران منجر ميشود، به شرح زير ميباشد:
6-1. هماهنگي با تغييرات و پيشرفتهاي علمي و فن آورانه در جهان
يكي از اهداف عملكرد سازماني بوجود آوردن تغييرات لازم به منظور هماهنگي با پيشرفتهاي علم و فن آوري در جهان است. هر چه سازمانها از علم و فن آوري جديد بيشتراستفاده كنند اثربخشي و كارايي بيشتري پيدا مي كنند .به همين دليل روحيه و طرز فكر و روش هاي افراد سازماني نيز بايداصلاح شود .تغييرات سريع و عميق تحصيل ارتباطات امروزه سازمانها را به هم وابسته كرده و آنها را در يك فراسيستم قرار داده است كه كوتاهي در راه هماهنگي با اين تغييرات بر خلاف اصل بهسازي سازماني است. در نتيجه گردش شغلي مي تواند زمينه را براي آمادگي مديران و كاركنان با اين تغييرات مهيا كند.
6-2. هماهنگي با تحولات اقتصادي، فرهنگي، اجتماعي و سياسي جامعه
سازمانها در بستر جامعه زندگي ميكنند به همين دليل هر چه بين ويژگي هاي اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي و سياسي جامعه و سازمان هماهنگي وجود داشته باشد سازمان اثربخشي بيشتري خواهد داشت. گاهي اوقات سازمانهاي آموزشي عقب تر از تحولات عمل ميكنند و نميتوانند افراد سازمان را با ماهيت، ضرورتها و نيازهاي تحولات جامعه آشنا ساخته و در آنها آنچنان نگرش و توانايي بوجود ميآورد كه بتوانند سازمانها را با پويايي در راه تحقق اهداف جامعه ياري بخشند .اما گردش شغلي مديران و كارمنداني بدست مي دهد كه با ماهيت اين تحولات آشنا ميشوند.
6-3. هماهنگي با نيازهاي جديد جامعه و ارباب رجوع
گردش شغلي بايد بگونه اي صورت پذيرد كه نيازهاي خاص و مختلف مراجعه كنندگان را برطرف كنند. اين امر به اين منظور صورت ميگيرد كه مديران و كارمنداني چندمنظوره بدست دهد كه در مواقع لزوم بتوان نيازي جامعه و ارباب رجوع را برطرف كرد.
6-4. مهارتهاي ادراكي روابط انساني و فني
گردش شغلي تامين مهارتهاي گوناگون در بين مديران و كارمندان از مسائل اجرايي تا فني را بر عهده داشته و آنها را با اين مهم آشنا ميكند و به آنها مهارتهاي لازم را ميدهد و به همين ترتيب در مديران سطوح بالا مهارتهاي ادراكي ايجاد ميكند و سرانجام همه مديران را با مهارتهاي روابط انساني آشنا ميسازد و سبب بهسازي سازماني ميشود.
6-5. كسب نگرش درست و آمادگي براي ايجاد تغيير در سازمان مانند گسترش يا توسعه بخش يا كل سازمان
يكي از موانع جدي سازمان هاي گوناگون عادت به ديوان سالاري رايج است. گاهي اوقات قوانين و مقررات كه وسيله اي براي حل مسائل و مشكلات سازمان است به جاي اهداف مينشيند و دست و پاگير ميشوند. ممكن است حالتي از جمود فكري و رواني بر افراد و سازمان حاكم شود كه كه پاره كردن قيد و بندهاي موجود را براي ورود به دنياي ديگر غيرممكن سازد. بهسازي سازمان از طريق گردش شغلي، جمود رواني و فكري افراد را در هم ميشكند و آنها را با تغيير در نگرشها براي پذيرش تغيير آماده ميكند. تغييرات كلي يا بخشي در سازمان با درك و احساس نياز افراد سازمان بوجود ميآيد. گردش شغلي كه تنها بايد آنها را از نظر نگرش و شخصيت براي تغيير آماده سازد بلكه بايد ضرورت تغيير در هر يك از بخشها يا كل سازمان را نيز به آنها تفهيم كند.
6-6. توسعه شناخت، نگرش و ديد كلي افراد نسبت به سازمان
بر خلاف تصور، افراد اهداف سازمان را آنگونه كه بايد به درستي نميشناسند. هر سازمان داراي اهداف، سياستها و خط مشي هاي خاصي است كه دست اندركاران سازمان ها اكثرا اهداف سازمان را به صورت ريز و جزئي نميشناسند و به همين دليل هنگام عمل، به طور سطحي به بعضي اهداف توجه ميكنند و از امور مهم غافل ميمانند. براي مثال توجه زياد به حيطه گردش شغلي با ايجاد زمينه هاي شناخت بهتر از سازمان ونگرش مثبت به آن به بهسازي فردي و سازماني كمك ميكند.
6-7. تامين نيروي انساني جديد به منظور جايگزين كردن افراد جديد به جاي افراد خارج شده از خدمت
در حقيقت سازمان مانند استخري است كه در يك نگاه وسيع به طور مستمر از آبهاي تازه چشمه يا نهرهاي اطراف تخليه و پر ميشود.
جريان نيروي انساني جديد و جوان به داخل سازمان در حكم نوسازي و بازپروري سلولهاي سازماني است كه به بهسازي آن منجر ميشود. نقش گردش شغلي در واردكردن، اصلاح و قابل استفاده ساختن اين نيروها اهميت بسيار دارد.
6-8. هماهنگي با زيرسيستم ها و فراسيستم هاي سازمان
هر سازماني مانند بانك با فرا سيستم هايي مانند بانك مركزي، اداره كل بانكها و ... و با زيرسيستم هاي شعبات، مديران، كارمندان و مشتريان نظاير آن ارتباط دارد. ايجاد هماهنگي بين بانك و اين افراد، سيستمها و زيرسيستمها از طريق گردش شغلي مناسب سبب بهسازي سازمان ميشود.
6-9. فراهم آوردن زمينه ارتقاء نيروي انساني
ارتقاء درجه و قرارگرفتن در شغلهاي متفاوت در سازمان تا حدود زيادي نيروي انساني را از حالت ركود خارج و در آنها نوعي حركت و پويايي بوجود ميآورد. قبل از ارتقاء سازمان بايستي از طريق گردش شغلي زمينه تطبيق فرد با موقعيت جديد را فراهم سازد. بدين ترتيب هر ارتقاء يا ترفيع سبب بهسازي سازمان خواهد شد.
6-10. بروز استعدادها و توان بالقوه نيروي انساني
يكي از راههاي شكوفايي انسانها، قراردادن آنها در شغلي است كه ويژگيهاي آن شغل با ويژگيهاي استعدادي و شخصيتي افراد سازگاري داشته باشد. بهسازی نیروی انسانی و سازمان هر دو به شكوفايي استعدادهاي افراد در سازمان بستگي دارد. با گردش شغلي ميتوان افراد را در جهت بروز استعدادها ياري كرد.
6-11. رشد كمي و كيفي توليد
با اصلاح روشها و مهارتها و تجزيه و تحليل بازده يا توليد سازمانها ميتوان زمينه رشد سازمان را فراهم ساخت. توجه به ويژگيهاي مديران و فراهم آوردن زمينه هاي تغيير ويژگي های موجود به ويژگيهاي مطلوب، يكي از راه هاي بهسازي سازمان است. يكي از مشكلات سيستم بانكي كشور، تجزيه و تحليل توليدات آموزشي است. به همين دليل گردش شغلي بايد در مورد آموزشهايي كه به تغيير ويژگي هاي توليدات يا مديران منجر ميشود كار بيشتر و دقيق تري انجام دهد.
6-12. اثربخش و كاراساختن نيروي انساني با افزايش انگيزش، رضايت شغلي و بهره وري كاركنان
گردش شغلي اثربخشي و كارايي نيروي انساني را با تغيير نگرش ها، دادن اطلاعات و اصلاح روشها بالا ميبرد. ضمن آنكه اين مهم امكان دستيابي به اهداف سازمان را افزايش ميدهد. سبب برانگيختن و رضايت شغلي (كارايي) افراد نيز ميگردد و ممكن است هردو مورد سبب افزايش بهره وري افراد و سازمان ميگردد كه از نمودارهاي بهسازي سازماني است. اگر در افراد به سبب آموزش ها و گردش شغلي كه ميبينند، اعتماد به نفس، مسئوليت پذيري، مشاركت، احساس مفيد بودن و ... بوجود آيد بهسازي سازماني رخ داده است.
6-13. بهره گيري مناسب از امكانات، پرهيز از ضايعات و تقليل ميزان غيبت و ترك خدمت كاركنان
گردش شغلي روش هاي استفاده درست از ابزار امكانات و نيروها را به كاركنان آموزش ميدهد. در نتيجه اين آموزش ها، از ضايعات به دليل بي توجهي اشتباهات و ناآشنايي افراد كاسته ميشود. به همين ترتيب بدليل افزايش علاقه تخصصي و احساس مسئوليتي كه در افراد بوجود ميآيد، به زندگي شغلي خود علاقه مند ميشوند و كار را معني دارتر ميبينند و در نهايت از ميزان غيبت و ترك خدمت آنها كاسته ميشود .كه اين خود جنبه اي از بهسازي سازماني است.
6-14. ارائه شخصيت، ارزشها و اخلاقيات نيروي انساني براي رسيدن به نظام آموزشي مطلوب
يكي از اهداف مهم گردش شغلي رشد شخصيت، ارزشها و اخلاقيات نيروي انساني است. هر چه سازمانها عده بيشتري از افراد با شخصيت و متخلص به اخلاق و متكي بر ارزشهاي اسلامي را در اختيار داشته باشند، سطح رشد آنها بالاتر خواهد رفت. گردش شغلي براي رسيدن به يك نظام ارزشي مطلوب، برنامه هاي آموزشي دقيقي در جهت تقويت اخلاق و ارزشها را براي كاركنان پي ريزي ميكند.
6-15. كمك به مديريت و برنامه ريزي سازمان و ايجاد همه نيروها و تطبيق با نيازهاي مديريت
گردش شغلي زمينههاي فرهنگي را در بين همه نيروها در راستاي اهداف و برنامههاي مديريت و سازمان بوجود ميآورد.
6-16. حل مشكلات خاص سازمان
گاهي اوقات سازمان دچار بحران مالي، كمبود نيروي انساني مهارتها و ... ميشوند. آموزش دادن به همه كساني كه به نحوي در مسائل مختلف دخالت و مسئوليت دارند، يكي از راه هاي جلوگيري از واردآمدن آسيبهاي سازماني است. روشهاي صرفه جويي، استفاده بهينه از نيروها، برخورد درست با مشكلات سازماني و نظاير آن را ميتوان موضوع گردش شغلي و بهسازي سازماني قرار داد.
جمع بندي: در اين نوشته تلاش شد ضمن آشنايي با مقوله گردش شغلي، به جنبه هاي مختلف آن اعم از انواع گردش، فوايد و مسايل مربوطه همچنين اهداف گردش شغلي پرداخته شود. در مجموع ميتوان گفت گردش شغلي يكي از ابزارهاي كارآمد مديريتي از جنبه منابع انساني است كه ميتواند تأثير بسزايي در رشد و ارتقاء هر چه بيشتر كاركنان و افزايش كارايي و رضايتمندي آنها داشته باشد منوط به اينكه در زمان و شرايط مناسب رخ داده و مسايل و چالشهاي آن پيش بيني شده و مديريت شود.
تهیه کننده:
علی حسینیان- سياوش غلامي
R&D مجتمع فولاد گيلان
کلیه حقوق این محتوا متعلق به مجتمع فولاد گیلان میباشد